Sygnaliści w organizacji — ich ochrona i związane z tym obowiązki przedsiębiorców

Sygnaliści w organizacji — jak powinna kształtować się ich ochrona, którą powinni zapewnić przedsiębiorcy?

W tym artykule kontynuuję temat ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz o jej szczególnym znaczeniu w kontekście prawa ochrony środowiska. Tym razem opowiem szerzej o obowiązkach nałożonych na jej podstawie na przedsiębiorców.

Z częścią pierwszą można zapoznać się tutaj.

Jak wspominałam w powyższym artykule, pracodawcy mają obowiązki wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów już na etapie postępowania rekrutacyjnego. Dotyczy on osoby ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby.

Osobom tym przedsiębiorca przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Do podstawowych obowiązków pracodawców należy:

1. przyjęcie regulaminu zgłoszeń naruszania prawa określającego wewnętrzną procedurę raportowania nieprawidłowości — w tym informację, kogo należy o nich zawiadomić;

Zgodnie z art. 25 ustawy o ochronie sygnalistów, procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;
• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub — w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz — w stosownych przypadkach — do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:

• wskazanie naruszeń, o których mowa w art. 3 ust. 2, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;

3. prowadzenie rejestru zgłoszeń;

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

• numer zgłoszenia;
• przedmiot naruszenia prawa;
• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
• adres do kontaktu sygnalisty;
• datę dokonania zgłoszenia;
• informację o podjętych działaniach następczych;
• datę zakończenia sprawy.

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

4. zastosowanie procedur wyjaśniających i dochodzeń wewnętrznych po otrzymaniu zgłoszenia;

Działanie następcze związane ze zgłoszeniami to działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

          >> Sprawdź, które cechy kwalifikują dane przedsięwzięcie jako mogące potencjalnie lub zawsze znacząco oddziaływać na środowisko

5. zachowanie poufności danych sygnalisty.

Zgodnie z art. 27 ustawy o ochronie sygnalistów, podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

O tym, których przedsiębiorców obejmuje ustawa, pisałam w części pierwszej mojej wypowiedzi o ochronie sygnalistów, z którą można zapoznać się tutaj.

Jak wspominałam w powyższym artykule, pracodawcy mają obowiązki wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów już na etapie postępowania rekrutacyjnego.

Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Paulina Stępień
radca prawny

Zdjęcie: Pixabay

***

Przedsięwzięcia mogące zawsze znacząco oddziaływać na środowisko

Zgodnie z art. 71 ust. 2 ustawy z dnia 2 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (tekst jedn. Dz.U.2022.1029, w dalszej części artykułu będę ją określać jako u.o.o.ś.), wydanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach jest wymagane dla planowanych [Czytaj dalej…]