Ochrona sygnalistów a ochrona środowiska

W tym artykule opowiem o tym, kogo dotyczy ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz o jej szczególnym znaczeniu w kontekście prawa ochrony środowiska. 

Zdecydowana większość przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (tekst jedn. Dz.U.2024.928) weszła w życie 25 września 2024 r.

Pozostałe obowiązywać będą od 25 grudnia 2024 r. (dotyczy to art. 5 ust. 4, art. 25 ust. 1 pkt 8, art. 30, art. 31, art. 32, art. 33, art. 34, art. 35, art. 36, art. 37, art. 38, art. 39, art. 40, art. 41, art. 42, art. 43, art. 44, art. 45, art. 46, art. 47, art. 48, art. 49, art. 50 i rozdziału 4).

Z art. 1 tejże ustawy wynika, że reguluje ona:warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;

Co jednak znaczą określone w niej pojęcia? A w szczególności tytułowy „sygnalista”?

Kto może zostać sygnalistą? Katalog osób fizycznych, zawarty w ustawie

Zgodnie z art. 4 ustawy, Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1. pracownik;
2. pracownik tymczasowy;
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorca;
5. prokurent;
6. akcjonariusz lub wspólnik;
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant;
12. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
13. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).

Istotna informacja dotycząca osób biorących udział w rekrutacji

Z poniższą informacją wiąże się istotny obowiązek przedsiębiorców, o którym napiszę więcej w kolejnym artykule.

Ustawę stosuje się również w odniesieniu do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

Pozostałe osoby objęte ochroną ustawową

W ustawie zdefiniowano również inne podmioty objęte właściwą dla nich ochroną, takie jak:

Jakie warunki objęcia ochroną ustawową wynikają z definicji sygnalisty?

Biorąc pod uwagę powyższe, wyróżnić można następujące warunki możliwości uznania danej osoby za sygnalistę:

• może być to wyłącznie osoba fizyczna,
• która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa,
• informacja ta może być uzyskana wyłącznie w kontekście związanym z pracą.

Z powyższego wynika, iż pojęcie sygnalisty jest ściśle powiązane z pracą, relacją pracodawca-pracownik, choć podkreślenia wymaga to, że dopuszczalne są w tym kontekście inne podstawy zatrudnienia niż umowa o pracę.

Ponadto, zgłoszenie lub ujawnienie musi dotyczyć naruszenia prawa. Nie jest to zatem naruszenie jakichkolwiek innych, niż prawne, norm obowiązujących u pracodawcy. Ponadto, jak zostanie to wykazane w ostatniej części niniejszego artykułu — nie może być to naruszenie dowolnego przepisu prawa.

Którzy przedsiębiorcy są objęci ustawą o ochronie sygnalistów?

Przepisy ustawy stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.

Do tej liczby wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Nie muszą być to zatem wyłącznie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę.

Ważne dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska (objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937) jest to, że do nich nie ma zastosowania próg liczbowy 50 osób, zatem ustawa obowiązuje ich nawet wtedy, gdy limit ten nie został osiągnięty. 

Jaki jest związek pomiędzy ochroną sygnalistów a ochroną środowiska?

Jak już wyżej wspomniałam, zgłoszona lub ujawniona przez sygnalistę informacja o naruszeniu prawa nie może dotyczyć jakiegokolwiek przepisu. 

Naruszeniem prawa — według ustawy o ochronie sygnalistów — jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem, lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela — występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
18. Podmiot prawny może dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.

Mogą to być regulacje ustanowione przez ten podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

Sygnaliści w organizacji — ich ochrona i związane z tym obowiązki przedsiębiorców

Jak wspominałam, pracodawcy mają obowiązki wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów już na etapie postępowania rekrutacyjnego. Dotyczy on osoby ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby.

Osobom tym przedsiębiorca przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Do podstawowych obowiązków pracodawców należy:

1. przyjęcie regulaminu zgłoszeń naruszania prawa określającego wewnętrzną procedurę raportowania nieprawidłowości — w tym informację, kogo należy o nich zawiadomić;

Zgodnie z art. 25 ustawy o ochronie sygnalistów, procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;
• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub — w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz — w stosownych przypadkach — do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:

• wskazanie naruszeń, o których mowa w art. 3 ust. 2, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;

3. prowadzenie rejestru zgłoszeń;

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

• numer zgłoszenia;
• przedmiot naruszenia prawa;
• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
• adres do kontaktu sygnalisty;
• datę dokonania zgłoszenia;
• informację o podjętych działaniach następczych;
• datę zakończenia sprawy.

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

4. zastosowanie procedur wyjaśniających i dochodzeń wewnętrznych po otrzymaniu zgłoszenia;

Działanie następcze związane ze zgłoszeniami to działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

5. zachowanie poufności danych sygnalisty.

Zgodnie z art. 27 ustawy o ochronie sygnalistów, podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Ponadto, pracodawcy mają obowiązki wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów już na etapie postępowania rekrutacyjnego.

Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

***

Mam nadzieję, że ten artykuł pomógł Wam ocenić, kogo dotyczą przepisy o ochronie sygnalistów. I to zarówno po stronie zgłaszającej naruszenia prawa, jak i przyjmującej takie zgłoszenia.

Wskazałam również na niewątpliwy związek tych przepisów z ochroną środowiska. Znajduje się ona bowiem wprost w katalogu naruszeń prawa, które mogą podlegać zgłoszeniom sygnalisty.

Paulina Stępień
radca prawny

Zdjęcia: Karsten Würth

***

Sygnaliści w organizacji — ich ochrona i związane z tym obowiązki przedsiębiorców

Sygnaliści w organizacji — jak powinna kształtować się ich ochrona, którą powinni zapewnić przedsiębiorcy?

W tym artykule kontynuuję temat ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz o jej szczególnym znaczeniu w kontekście prawa ochrony środowiska. Tym razem opowiem szerzej o obowiązkach nałożonych na jej podstawie na przedsiębiorców [Czytaj dalej…]